Оптимізації та автоматизації бізнес-процесів

Переглядів: 557

В умовах кризи будь-який бізнес бореться за підвищення ефективності. Але до сих пір ніхто не знайшов чарівного кошти, здатне в одну мить зробити компанію успішною. Зараз багато говорять від оптимізації й автоматизації бізнес-процесів. Наскільки вони важливі і допоможуть виграти в конкурентній боротьбі? Спробуємо відповісти.

З клієнтом потрібно розмовляти.

У бізнесі успіх багато в чому залежить від розуміння потреб клієнта. Тому ми часто виходимо з того, що потрібно клієнтові, яка буде його вигода від впровадження нашої системи « Рулі24 ». А для цього часто недостатньо просто продати, встановити на підприємстві і навчити співробітників працювати в системі. Необхідно чітко уявляти, які переваги від впровадження « Рулі24 »Отримає клієнт, чи дозволить це збільшити виручку, підвищити ефективність роботи і при цьому заощадити.

Наведу приклад. Один з наших клієнтів просив, щоб на діаграмі Ганта все прострочені завдання були відзначені червоним кольором. У « Рулі24 »Завдання, які не виконані вчасно, видно і без додаткових колірних позначок. Але клієнт хоче червоний колір! Як би вчинили ви? Діяли б за принципом «Клієнт завжди правий»? Згоден, клієнт прав, але не завжди. Щоб «розфарбувати» діаграму Ганта в червоний, нам би довелося робити доопрацювання програми, залучати до роботи одного-двох програмістів, відволікаючи їх від більш важливих завдань. Витрачаємо гроші ми - витрачає гроші наш клієнт. Наскільки підвищиться ефективність роботи підприємства клієнта після того, як прострочені справи на діаграмі Ганта стануть червоними? На 0%! Зовсім не важливо, яким кольором вони відзначені на діаграмі. Але ось гроші на цю дріб'язкову річ клієнт витратить. Що це дасть йому? У плані підвищення ефективності і прибутковості бізнесу - нічого. Що це дало нашій компанії? Мінімум прибутку і несвоєчасне відволікання програмістів від виконання більш серйозних замовлень. Для мене набагато вигідніше витратити на клієнта півгодини, щоб переконати його в тому, що його задум про додавання червоного кольору в діаграму абсолютно марна. Вона жодним чином не вплине на підвищення ефективності його бізнесу, не змусить співробітників працювати швидше і вже тим більше - не збільшить прибуток. Він нічого не заробить на цьому. Відповідно, не потрібно витрачати гроші і час на те, що не дозволить отримати прибуток. З клієнтом потрібно розмовляти, пояснювати і доводити, що може бути вигідно для нього, а що - ні. Інакше зайвих витрат не уникнути. А в наше і без того не складний економічний час, зайві витрати нікому не потрібні.

Автоматизувати або оптимізувати?

Щоб управління було ефективним, необхідно оптимізувати основні операції:
- прогнозування,
- планування,
- виконання,
- аналіз,
- облік,
- коригуючий вплив.

Причому, якщо прогнозування, виконання і коригуючий вплив керівник і його підлеглі можуть виробляти і на папері, то планування, облік і аналіз більш ефективні будуть після автоматизації. І саме ці операції раніше і частіше за інших піддаються автоматизації на підприємствах.

Автоматизуються в компаніях все процеси:
- маркетинг,
- проектування,
- підготовка виробництва,
- постачання,
- зберігання,
- виробництво,
- упаковка,
- продаж (збут, реалізація),
- технічна підтримка (технічне обслуговування, гарантійне та післягарантійне обслуговування),
- утилізація.

Однак автоматизація часом буває і не потрібна. Повірте, я знаю, про що говорю. У практиці « ІЛАДИ »Було кілька випадків, коли клієнту достатньо було просто оптимізувати бізнес-процес в компанії, щоб домогтися підвищення ефективності її роботи. Так, один з наших клієнтів довгий час не міг налагодити процес продажів. Він перепробував безліч варіантів, намагався працювати з застосуванням різних автоматизованих систем управління бізнес-процесами, брав на роботу і згодом звільняв недоведеною свою ефективність фахівців ... Виявилося, проблема не в співробітниках, не в системах управління бізнесом. Проблема в тому, що на підприємстві просто не вміють управляти ресурсами. Тому і ефективність АСУ завжди була нульовою. Як то кажуть, автоматизація бардаку - це отримання бардаку в квадраті. І цей подвоєний бардак не потрібен ні клієнту, ні нам - компанії, яка спеціалізується на впровадженні систем автоматизації бізнесу « Рулі24 ».

До речі, про оптимізацію і автоматизації бізнес-процесів на підприємствах я докладно розповідав в наших блогах: https://habrahabr.ru/company/iladaruli24/blog/272177 і http://ruli24.ru/bp-how-to-not-automate-a-mess .

Будь-який процес потрібно спочатку оптимізувати, а потім - автоматизувати. Інакше спрацює відомо російське правило: «Хотіли як краще, а вийшло як завжди».

Наприклад, " Рулі24 CRM »- це об'єднання процесів маркетингу і продажів. І якщо нам кажуть, що необхідно автоматизувати систему маркетингу, і при цьому в компанії впроваджена і працює система CRM, то виникає справедливе запитання: «Що вам ще потрібно?» Маркетинговий процес в « Рулі24 CRM »Вже автоматизовано. Можливо, співробітники компанії просто не знають або не розуміють, як використовувати всі можливості системи. Якщо ми спостерігаємо подібну картину - нерозуміння, незнання того, як працює система « Рулі24 », - то без проблем консультуємо користувачів.

робочі налаштування

Ситуації, коли клієнти просять щось допрацювати в модулях « Рулі24 », Не рідкість. Причому далеко не всі з них готові витрачати на доопрацювання і підтримку системи великі кошти. Як правило, на автоматизацію підприємство витрачає від 1% до 10% своєї виручки. Найчастіше 1%. Якщо це велике підприємство з виручкою близько 1 млрд. Рублів на рік, то на автоматизацію йде приблизно 10 млн. Рублів. Солідна сума, за яку можна автоматизувати всі бізнес-процеси на підприємстві і надавати технічну та консультаційну підтримку протягом року. Якщо ж компанія заробляє 10 млн рублів на рік, то 100 тисяч рублів на рік (менше 10тис в місяць) вистачить лише на автоматизацію одного-двох бізнес-процесів. І навряд чи компанія буде витрачати ці кошти на автоматизацію, вона може віддати їх на закупівлю товарів, на придбання обладнання, на розширення складу - на те, що дозволить розширити бізнес. Автоматизація бізнесу, бізнес-процесів можуть і почекати?

Так, в деяких випадках можуть. Але не обов'язково автоматизувати відразу все бізнес-процеси. Досить почати з одного. Наприклад, з продажу. У міру розвитку бізнесу доповнити систему « Рулі24 »Модулями буде цілком реально. Для сегменту малого та середнього бізнесу - це найбільш оптимальне рішення. Для великого бізнесу, для холдингів і корпорацій системи автоматизації завжди створюються індивідуально, з урахуванням конкретних побажань. Про це я неодноразово говорив в нашому блозі на www.ruli24.ru

У розмовах з потенційними клієнтами мені часто доводиться чути фрази: «Ось якби у тебе було рішення CRM для ріелторів (або інші варіації - CRM для туризму, CRM для ЗМІ), то я б його придбав». На це у мене одна відповідь - « Рулі24 »- універсальне рішення для малого та середнього бізнесу. Воно однаково добре буде працювати, як в агентстві нерухомості, так і в газеті і в туристичній фірмі. База даних складається за одним принципом, а далі йде робота фахівця - розсилки, дзвінки, зустрічі, продажу. Тут навіть не потрібно ніяких спеціальних (галузевих) доробок.

І все ж створити систему «під себе» або під конкретний бізнес-процес можна. В системі " Рулі24 »Є параметри, що дозволяють вирішувати безліч потреб клієнта без переписування комп'ютерної програми. Так, останнім часом затребуваними стали такі настройки, як інтегрування системи з сайтом компанії або з IP-телефонією. Це дозволяє приймати і відразу ж бачити в системі заявки на товар або послугу, що надійшли через сайт компанії або по телефону. Причому, в останньому випадку можна відстежувати всі вступники дзвінки і прослуховувати їх.

Налаштування дозволяють підвищити організацію роботи. Наприклад, для торгових компаній в системі CRM є можливість встановити настройку, яка дозволить одночасно працювати як з приватними особами (b2c), так і на ринку юросіб (b2b). Сама програма від цього не змінюється, змінюється тільки підхід компанії до роботи з клієнтом. Ось ще один приклад з нашої практики. Один з клієнтів працював в трьох різних системах: help desk, CRM і управління проектами. У « Рулі24 »Всі вони об'єднані, і немає необхідності виходити з однієї системи в іншу - все інтегровано.

Генеральний директор компанії «ІЛАДА» Олександр Нефьодов

Схожі публікації:

Олександр Нефьодов: «Весь бізнес йде в хмари»

Вагомі аргументи. До питання аналітики в компанії

Як стати конкурентоспроможним? Збільште прибутковість підприємства

Почніть безкоштовно